Διαχειριστής Έργου: Τι είναι και πώς να αποκτήσεις τη θέση
Στη χώρα μας ο όρος Project Manager έχει την κακή μετάφραση του Διαχειριστή Έργου, και δυστυχώς κανείς δεν καταλαβαίνει σε αγγελίες εργασίας τις απαιτήσεις της θέσης, τις προκλήσεις που αντιμετωπίζει ο Project manager αλλά και την ομορφιά της καθημερινότητας που τίποτα δεν είναι ίδιο!
Ο διαχειριστής έργου είναι αυτός πίσω από την επιτυχία οποιουδήποτε έργου. Κλάδοι όπως η πληροφορική, η αρχιτεκτονική, η πετροχημική βιομηχανία, η κατασκευή και πολλοί άλλοι χρησιμοποιούν διαχειριστές έργων. Αυτή η θέση απαιτεί την ικανότητα να κάνεις κρίσιμες ερωτήσεις, να κατανοείς συγκρούσεις, να τις επιλύεις και να εντοπίζεις προβλήματα κατά την κατασκευή και μετέπειτα στη παραγωγή του έργου
Ο ρόλος του διαχειριστή έργου θεωρείται ένας από τους πιο πολύπλοκους. Ο διαχειριστής έργου αναλαμβάνει την ευθύνη να οδηγήσει το έργο, ξεκινώντας από τη φάση της έναρξης, τον σχεδιασμό, την εκτέλεση και την ολοκλήρωσή του.
Ο διαχειριστής έργου εργάζεται πάντα σε ομάδα με άλλα μέλη. Γι’ αυτό, χρειάζεται να είναι καλός συνεργάτης και να έχει κοινωνικές δεξιότητες. Ο διαχειριστής έργου προσαρμόζεται γρήγορα στο έργο, είναι αρμόδιος να προσαρμόσει και τους ανθρώπους που εργάζονται σε αυτό, να αξιολογήσει τις καταστάσεις και να λύσει προβλήματα που προκύπτουν. Η ευελιξία είναι το κλειδί της επιτυχίας για τον διαχειριστή έργου, γιατί είναι ο ελεγκτής και ο συντονιστής της ομάδας.
Για να είσαι εξαιρετικός διαχειριστής έργου, πρέπει να είσαι καλός συνεργάτης, επιβλέπων και άριστος συνάδελφος. Δεδομένου ότι ο διαχειριστής έργου θα πρέπει να αντιμετωπίσει πολλές προκλήσεις, πρέπει να είναι προετοιμασμένος να λύσει κάθε πρόβλημα ανά πάσα στιγμή. Επίσης, ο διαχειριστής έργου θα είναι το πρώτο σημείο επαφής τόσο για την πλευρά της ομάδας του όσο και για την πλευρά του πελάτη. Επομένως, ο διαχειριστής έργου έχει διπλές ευθύνες. Όλοι αναμένουν γρήγορες απαντήσεις από αυτόν, γεγονός που καθιστά αυτή τη θέση ενδιαφέρουσα.
Τι ρόλους αναλαμβάνει ο Project Manager;
- την κατανόηση των απαιτήσεων του έργου,
- τη δημιουργία σχεδίου για την ανάπτυξή του,
- την εκτέλεση του έργου,
- την επικοινωνία με την ομάδα για να μην υπάρχουν αμφιβολίες,
- την επίλυση προβλημάτων,
- την παρακολούθηση της πορείας του έργου,
- την ολοκλήρωσή του έργου εντός προθεσμίας,
- την σωστή λειτουργία του έργου κατά την παράδοση του.
Είναι δεδομένο ότι ο διαχειριστής έργου είναι υπεύθυνος για την επιτυχία ή την αποτυχία του έργου. Εάν υπάρξουν λάθη, ο διαχειριστής έργου θα κληθεί να δώσει εξηγήσεις. Αν υπάρχουν παράπονα από πελάτη, ο διαχειριστής έργου πρέπει να είναι έτοιμος να τα επιλύσει το συντομότερο δυνατό και να βρει μια ικανοποιητική λύση.
Η θέση του διαχειριστή έργου είναι μια συνεχώς εξελισσόμενη δουλειά και πάντα σε ζήτηση. Οι εταιρείες συχνά αναζητούν έμπειρους διαχειριστές έργου με αποδεδειγμένο ιστορικό που μπορούν να βοηθήσουν την εταιρεία στην ανάπτυξή της. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι κάθε έργο είναι διαφορετικό, μοναδικό και έχει απαιτήσεις και προκλήσεις.
Ο κίνδυνος μπορεί να προκύψει όταν υπάρχει αβεβαιότητα, αλλά αυτή είναι η ομορφιά του διαχειριστή έργου, ο οποίος εστιάζει στην κύρια ανησυχία. Ακόμα και με αβεβαιότητα, ο διαχειριστής έργου πρέπει να βρει λύσεις. Ο κίνδυνος μπορεί να επηρεάσει τα αποτελέσματα του έργου και μόνο ένας καλός διαχειριστής έργου θα μπορέσει να μειώσει τους κινδύνους σημαντικά.
Ένας καλός διαχειριστής έργου πρέπει να μπορεί να έχει διευρυμένη επικοινωνία. Όσο καλύτερη είναι η επικοινωνία με την ομάδα και τους πελάτες, τόσο πιο εύκολο θα είναι για τον διαχειριστή έργου να επιλύσει προβλήματα. Ο διαχειριστής έργου παίρνει σημαντικές αποφάσεις στο έργο για να μειώσει την αβεβαιότητα και να ελαχιστοποιήσει τον κίνδυνο. Όποιες και αν είναι οι αποφάσεις του διαχειριστή έργου, θα επηρεάσουν άμεσα το έργο, γι’ αυτό είναι αναγκαίο να λαμβάνει πάντα σωστές αποφάσεις.
Ορισμένοι από τους ρόλους και τις ευθύνες του διαχειριστή έργου είναι οι εξής:
- Κατανόηση και καθορισμός του αντικειμένου του έργου και σχεδιασμός.
- Σχεδιασμός πόρων.
- Δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων και εκτιμήσεων κόστους.
- Δημιουργία προϋπολογισμού.
- Τεκμηρίωση και δημιουργία γραφημάτων.
- Ανάλυση κινδύνου, διαχείριση ζητημάτων και κινδύνων.
- Αναφορές και παρακολούθηση προόδου.
- Καλή ηγεσία ομάδας.
- Στρατηγική επιρροή, συνεργασία με επιχειρηματικούς εταίρους και προμηθευτές.
- Έλεγχος ποιότητας.
Ποιο είναι το προφίλ ενός Διαχειριστή Έργου και ποιες είναι οι απαιτούμενες δεξιότητες;
Η γνώση της διαχείρισης έργων δεν αρκεί για να γίνει κάποιος κατάλληλος για τον ρόλο του διαχειριστή έργου. Οι εταιρείες αναζητούν πολλά και διαφορετικά χαρακτηριστικά. Κάθε οργανισμός έχει διαφορετική αντίληψη για το προφίλ ενός διαχειριστή έργου, αλλά πάντα κάποια χαρακτηριστικά παραμένουν κοινά.
Το προφίλ για έναν διαχειριστή έργου απαιτεί τα εξής:
- Ένας διαχειριστής έργου πρέπει να είναι καλός επικοινωνιακά. Επειδή είναι το σημείο επαφής για την ομάδα και τον πελάτη, πρέπει να επικοινωνεί αποτελεσματικά με όλους και να μεταφέρει ξεκάθαρα τους στόχους του έργου στην ομάδα του.
- Χρειάζεται να έχει ισχυρές ηγετικές ικανότητες για να καθοδηγεί την ομάδα και να την παρακινεί.
- Όταν πρέπει να ληφθούν αποφάσεις, είναι απαραίτητες οι άριστες δεξιότητες λήψης αποφάσεων.
- Ο διαχειριστής έργου μπορεί να χρειαστεί να εργαστεί με διάφορα λογισμικά διαχείρισης έργων, οπότε η τεχνική κατάρτιση σε προγράμματα είναι επιπλέον πλεονέκτημα.
- Πρέπει να παραμένει ήρεμος υπό πίεση και να εργάζεται με ψυχραιμία, ακόμη και όταν αντιμετωπίζει άγχη.
- Οι συγκρούσεις μπορεί να προκύψουν. Ένας καλός διαχειριστής έργου πρέπει να έχει καλές διαπραγματευτικές δεξιότητες και να λύνει τις διαφωνίες για το καλό του έργου.
Ένας διαχειριστής έργου έχει πολλές ευθύνες, πρέπει να επιλύει προβλήματα, να παρακινεί την ομάδα, να επικοινωνεί με τους πελάτες και να τους ικανοποιεί. Αν θεωρείς ότι είσαι έτοιμος να αναλάβεις αυτές τις ευθύνες, τότε μπορείς να προχωρήσεις στη θέση του διαχειριστή έργου.
Συντακτική ομάδα JobClick
