Υπάλληλος Γραμματειακής Υποστήριξης & Receptionist

Περιγραφή Αγγελίας

Η Optimal για λογαριασμό εταιρείας πελάτη της, αναζητά Υπάλληλο Γραμματειακής Υποστήριξης & Receptionist.
Πρόκειται για full-time εργασία.
Αρμοδιότητες Reception:
• Διαχείριση εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων, παροχή πληροφοριών αυτοπροσώπως και μέσω τηλεφώνου/ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Καλωσόρισμα επισκέπτών μόλις φτάσουν στο γραφείο, κατευθύνοντας τους στο κατάλληλο άτομο και γραφείο.
• Παραλαβή, ταξινόμηση και διανομή της καθημερινής αλληλογραφίας/παραδόσεων
• Ενημέρωση ημερολογίων και προγραμματισμός συνεδριάσεων, προετοιμασία αιθουσών συνεδριάσεων και εκπαίδευσης
• Παροχή άριστης εξυπηρέτησης πελατών
• Παραγγελία προμηθειών του μπροστινού γραφείου, απογραφή των αποθεμάτων και τήρηση ενημερωμένων αρχείων για τα έξοδα και τις δαπάνες του γραφείου
• Οργάνωση ταξίδίων για το προσωπικό.
• Εκτέλεση άλλων γραφειακών καθηκόντων υποδοχής, όπως αρχειοθέτηση, φωτοτυπίες, μεταγραφή και φαξ.

Αρμοδιότητες Γραμματείας:
• Παροχή διοικητικής υποστήριξης και βοήθειας υψηλού επιπέδου στα στελέχη ή/και σε άλλο εντεταλμένο ηγετικό προσωπικό
• Εκτέλεση γραφειοκρατικών και διοικητικών καθηκόντων, συμπεριλαμβανομένων της σύνταξης επιστολών, υπομνημάτων ή άλλων εγγράφων, της τήρησης της ημερήσιας διάταξης των στελεχών, της βοήθειας στον προγραμματισμό των ραντεβού τους, της υποδοχής και της διαλογής των τηλεφωνικών κλήσεων και της ανακατεύθυνσής τους, όταν χρειάζεται.
• Οργάνωση ταξιδιών και διαμονής για τα στελέχη.
• Παραλαβή εισερχόμενων επικοινωνιών ή υπομνημάτων εκ μέρους στελεχών, εξέταση του περιεχομένου, προσδιορισμός της σημασίας και σύνοψη ή/και κατάλληλη διανομή του περιεχομένου.
• Εκτέλεση πρόσθετων καθήκοντων όπως του ανατίθενται από τα στελέχη.

Κύριες Προϋποθέσεις:
• 2+ έτη συναφούς εμπειρίας ή παρόμοιο διοικητικό ρόλο
• Πτυχίο Bachelor στη Διοίκηση Επιχειρήσεων ή σε συναφή τομέα
• Άριστη γνώση της αγγλικής γλώσσας
• Γνώση του Microsoft Office Suite
• Επαγγελματική στάση και εμφάνιση
• Εμπειρία με εξοπλισμό γραφείου (συσκευές τηλεπικοινωνιών και εκτυπωτές).
• Άριστη γραπτή και προφορική επικοινωνία
• Άριστες οργανωτικές ικανότητες
• Ικανότητες πολλαπλών καθηκόντων και διαχείρισης του χρόνου, με ικανότητα ιεράρχησης των καθηκόντων
• Ικανότητα να εργάζεται υπό πίεση και να τηρεί τις προθεσμίες

Σχετικά με την Optimal
Από το 2005, η Optimal προσφέρει απαράμιλλες, εξατομικευμένες υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού σε μεγάλους οργανισμούς. Είμαστε περήφανοι για την παροχή μιας πλατφόρμας επιχειρηματικής υποστήριξης 360° προς τους πελάτες μας μέσω 6 τμημάτων:
• Talent Acquisition
• HR Strategy & Talent Development
• Learning & Development
• Workforce Management
• Recruiting
• Outplacement